La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser un proceso complejo tanto en tiempos como en costos, independientemente de si se trata de un sistema ERP comercial o uno desarrollado y personalizado internamente, es por esto que a continuación desglosaremos los recursos que se pueden requerir a lo largo de este proceso.
Costos de un Sistema ERP Comercial
- Licencia del software: El costo de la licencia del software ERP comercial puede variar ampliamente dependiendo del proveedor, el tamaño de la empresa y el número de usuarios.
- Implementación y personalización: Estos ERP cuentan con empresas implementadoras que adaptan la herramienta a las necesidades específicas de la empresa, lo que incluye consultoría, ajustes de flujos, pruebas y capacitaciones.
- Hardware e infraestructura: La implementación de un ERP requiere también una inversión en servidores para el manejo de bases de datos. Este puede estar incluido o no dentro del precio.
- Mantenimiento y actualizaciones: Al adquirir la licencia del ERP se debe conocer si dentro de esta se encuentra las actualizaciones anuales. Por otro lado, los costos de mantenimiento y soporte para tener los flujos optimizados tienen un costo adicional, es por esto que es importante conocer los precios que la empresa implementadora maneja para así realizar un presupuesto acorde a largo plazo.
Costos de un Sistema ERP Desarrollado Internamente
- Desarrollo y personalización: El costo de desarrollar y personalizar un sistema ERP de manera interna suele ser alto, ya que requiere un equipo de análisis funcional, desarrollo y management dedicado a tiempo completo.
- Infraestructura y soporte: Se debe plantear en gastos de servidores y almacenamiento para alojar tanto la herramienta desarrollada como la base de datos. Además, se requiere un equipo que haga seguimiento de las necesidades y tecnologías emergentes para actualizar y optimizar la herramienta de manera constante.
Factores que impactan el Costo de Implementación
El costo de implementar un ERP puede variar según varios factores, incluyendo:
Tamaño y Complejidad de la Empresa:
Las empresas de mayor tamaño, como las grandes corporaciones o aquellas con múltiples sucursales, suelen requerir implementaciones más costosas debido a la mayor cantidad de procesos y usuarios involucrados. Además, la complejidad de sus operaciones, que puede incluir diversas líneas de productos, múltiples sistemas existentes y una amplia gama de requisitos específicos, también contribuye a un aumento en los costos de implementación.
Selección del Proveedor:
- ERP Comercial: Se debe elegir tanto el proveedor de software – herramienta como el proveedor de implementación, el costo de estos dos dependen tanto de la capacidad que se busca del ERP como de la experiencia de quien lo implementa, es por esto que buscar proveedores con experiencia en la industria o en casos similares puede ayudar a organizar a entender mejor los tiempos de implementación.
- ERP a la Medida: Requiere un rol de manager de tecnología pues se requiere a alguien que acompañe y dirija la formación del equipo y definición de tecnologías, ya que todas las decisiones se tomaran según las necesidades y capacidades reales de la empresa. El costo del equipo dependerá del tamaño y proyección de desarrollo.
Personalización del Software:
- ERP Comercial: La personalización del software puede aumentar los costos en cuanto a tiempos de desarrollo y puede complicar las actualizaciones futuras de la herramienta, ya que pueden no respaldar estos ajustes. Es por esto que es mejor, conocer bien primero las capacidades del ERP para decidir si sus funcionalidades son acordes o no a las necesidades de negocio.
- ERP a la Medida: La personalización es inherente a un ERP a la medida, por lo cual no es un costo adicional, sino que hace parte de los costos de desarrollo y optimización a lo largo del tiempo.
Mantenimiento Continuo:
- ERP Comercial: El costo de las actualizaciones está relacionado a la necesidad de ampliar la capacidad del ERP y mantener las funcionalidades actualizadas, por lo que la empresa del ERP y su equipo se encargará de su desarrollo, así que su costo puede estar dentro de la licencia o no.
- ERP a la Medida: En un ERP a la medida, el costo de mantenimiento y actualización requiere un equipo interno para realizar estos cambios de forma continua, así que es una gestión y costo continuo.
Estrategias para Minimizar el Costo del ERP
Para minimizar el costo del ERP, es importante:
Capacidad de integración: Entender los sistemas existentes y la capacidad que se espera del ERP es clave para entender la necesidad tecnológica y evitar costos inesperados, al permitir una implementación más fluida y evita problemas de compatibilidad.
Dimensionar el Proyecto Adecuadamente: Planificar el proyecto desde el inicio, no solo teniendo en cuenta las necesidades actuales sino el pronostico de crecimiento, para así ajustar la implementación según sea necesario, evitando desviaciones.
Trabajo en equipo: Ya sea que se va a hacer a través de un partner implementador o un equipo de desarrollo interno, es importante definir las vías de comunicación para garantizar la implicación de ambas partes en la definición, ejecución y cierre del proyecto puede hacer que el proceso sea más ágil y eficiente.
Costos Asociados a la Implementación
Los costos asociados a la implementación de un ERP comercial y desarrollado internamente son:
Conclusión
La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso costoso, pero con una planificación adecuada y la elección del proveedor correcto, se pueden minimizar los costos y maximizar los beneficios. Es importante considerar todos los factores involucrados y tener en cuenta las estrategias para minimizar el costo del ERP.
