La gestión de presupuestos y costos en Tecnologías de la Información (IT) es un aspecto fundamental para asegurar el éxito y la eficiencia de los proyectos, herramientas y operaciones de los productos y equipos de tecnología. En este blog, Ditech te cuenta por qué es clave conocer el alcance de algunas soluciones y estrategias para tener una gestión de presupuestos y costos IT efectiva, aprovechando al máximo los recursos.
En primer lugar, hablemos sobre la gestión de presupuestos y costos IT. Esta implica tanto conocer las funcionalidades y posibilidades de expansión de las herramientas para así aprovecharlas en las diferentes etapas y prever necesidades empresariales, como la planificación, seguimiento y control de los gastos relacionados con tecnología, como lo es el hardware, software, servicios de consultoría y personal. Tener una buena gestión de estas herramientas permite un mejor uso de ellas, lo cual también tiene un impacto en el presupuesto.
Una buena gestión de presupuestos y costos IT permite a las organizaciones tener un control claro sobre los recursos financieros asignados a tecnología. A continuación, enlistamos una serie de recomendaciones para una buena gestión de gastos:
- Establecer un presupuesto inicial y fondo de emergencia, para así poder realizar un seguimiento regular de los gastos y ajustar según sea necesario para mantenerse dentro de los límites presupuestarios.
- Evaluar las necesidades tecnológicas de la empresa, priorizar los proyectos y actividades, y asignar los fondos de manera estratégica.
- Evaluar los costos de adquisición de hardware y software, los costos de mantenimiento y soporte, los costos de personal y los costos de servicios externos.
- Implementar prácticas de control de costos, como la negociación de contratos favorables con proveedores, la optimización de los recursos existentes y la identificación de oportunidades de ahorro.
En síntesis, una buena gestión de presupuestos y costos IT es fundamental para asegurar un uso eficiente de los recursos financieros en el ámbito de las herramientas IT. Estas recomendaciones son útiles para manejar los recursos que se asigne a las tecnologías. De seguro, estas herramientas ayudaran a hacerle seguimiento a los gastos asignados.
Estrategias para gestionar el presupuesto: ERP, una herramienta para el crecimiento empresarial y la gestión de recursos
En segundo lugar, hablaremos de ERP, una herramienta poderosa en la gestión de presupuestos y costos. El ERP integra y automatiza los procesos de la organización, desde las actividades como manejo de inventarios y relación con clientes hasta la gestión financiera, lo que permite un seguimiento y control más efectivo de los gastos relacionados con la tecnología, proporcionando una visión clara de los recursos asignados, los gastos proyectados y las desviaciones entre el presupuesto y los costos reales.
Una herramienta ERP se conforma de módulos específicos para la contabilidad, inventarios, gestión de pedidos, recursos humanos, entre otros módulos que brindan funcionalidades de acuerdo a las necesidades empresariales. Esta capacidad de adaptación de la herramienta permite que sea un recurso a largo plazo, ya que se ajusta al crecimiento empresarial al permitir la integración de nuevos módulos. Es por esto que conocer el alcance, en cuanto a funcionalidades y capacidad, de un ERP o las herramientas de software implementadas es clave, para una estrategia más efectiva.
Con un conocimiento completo, se pueden identificar las capacidades clave que pueden impulsar la eficiencia y la productividad en la gestión empresarial, permitiendo también elaborar un plan sobre cómo implementar y utilizar estas funciones en el futuro. Esto no solo optimiza el rendimiento del sistema, sino que también maximiza el retorno de la inversión, garantizando una gestión del presupuesto más inteligente y rentable para la organización.
Un ERP permite a las organizaciones realizar un seguimiento detallado de los gastos al proporcionar funcionalidades para la creación de presupuestos, la asignación de costos a diferentes proyectos o departamentos, y la generación de informes y análisis que ayudan a los responsables a tomar decisiones informadas. Es de esta forma que se puede identificar toda la inversión en soluciones TI para asegurar el éxito y la eficiencia de los proyectos y operaciones relacionados con tecnología.
La gestión de presupuestos y costos TI desde el ERP implica también definir cómo incorporar funcionalidades para planificar, monitorear y controlar los gastos relacionados a esta categoría en la organización. Se facilita la visibilidad y el seguimiento de los costos asociados con cada proyecto IT o iniciativas con herramientas tecnológicas, lo que ayuda a optimizar los recursos. Lo que permite realizar asignaciones estratégicas de recursos financieros para la compra de hardware, software, servicios de consultoría y contratación de personal especializado en IT.
Tener la visibilidad, tanto de esta área de la organización, como otras en un solo lugar (contabilidad, gestión de compras, inventarios, entre otras), permite una coordinación más efectiva y una mejor toma de decisiones basada en datos financieros actualizados. En resumen, la integración de la gestión de presupuestos y costos IT en un ERP proporciona una plataforma centralizada para la planificación y control financiero en el ámbito tecnológico, lo que contribuye a la eficiencia y la transparencia en la gestión de recursos.
La gestión de presupuestos y costos en un ERP ofrece beneficios significativos para el enfoque estratégico, ya que es una herramienta que apoya en la identificación de áreas de mejora, definición de ajustes necesarios y asignación eficiente de los recursos disponibles.
En Ditech implementamos Oracle NetSuite ERP, un software de servicios y gestión de negocios en la nube utilizado por diferentes empresas a nivel mundial. Es reconocido como pionero en el campo del Cloud computing y ha sido utilizado por más de 31,000 organizaciones para mejorar la eficiencia y el control de sus operaciones.
Una de las ventajas de Oracle NetSuite es su capacidad de integración con diferentes herramientas a nivel mundial a través de APIs y Web Services, lo que permite una fácil integración con otras soluciones y aplicaciones. Además, Oracle Netsuite ofrece una solución integral pensada para múltiples industrias, con aplicaciones y herramientas optimizadas para cada una de ellas.
Outsourcing la solución para hacer crecer las capacidades en tecnología
En tercer lugar, el Outsourcing es una solución empresarial en la que una organización contrata a terceros para gestionar y realizar funciones o procesos. En el contexto de la gestión de presupuestos y costos IT, el Outsourcing puede ser una estrategia valiosa para optimizar los gastos y maximizar el retorno de inversión.
Cuando una empresa decide externalizar ciertas actividades IT, puede beneficiarse de diversas formas. Uno de los beneficios más directo es la reducción de costos asociados con la contratación y capacitación de personal especializado, ya que la gestión de profesionales esto se delega a proveedores externos que ya cuenten con el conocimiento y experiencia necesarios para contratar y mantener un equipo IT.
Otra área en la que impacta el Outsourcing es la eficiencia operativa, ya que estratégicamente permite a la empresa enfocarse en sus fortalezas principales y dejar en manos de especialistas externos aquellas tareas que no forman parte del núcleo de negocio. Esto permite una mayor dedicación de recursos y tiempo a actividades estratégicas y de mayor valor agregado.
La flexibilidad es un beneficio del Outsourcing en la gestión de presupuestos y costos IT. Las necesidades tecnológicas pueden variar con el tiempo. Al contar con proveedores externos, la empresa puede ajustar escalar más fácil su equipo y capacidades de acuerdo a sus requerimientos cambiantes. Esto brinda la posibilidad de reducir costos en momentos de menor demanda y escalar rápidamente cuando se requiera un mayor soporte tecnológico.
¿Cómo saber las necesidades tecnológicas de mi empresa?
Identificar las necesidades en términos de tecnología implica un proceso integral de evaluación que considera varios aspectos. Aquí hay algunos pasos clave para llevar a cabo este proceso:
- Objetivos empresariales: Alinear las necesidades tecnológicas con los objetivos de la empresa.
- Procesos comerciales: Identificar áreas donde la tecnología puede mejorar la eficiencia.
- Consulta interna: Involucrar a los equipos para comprender sus desafíos específicos.
- Infraestructura actual: Evaluar la tecnología existente y sus deficiencias.
- Tendencias tecnológicas: Investigar avances relevantes para el sector.
- Seguridad y cumplimiento: Considerar requisitos de seguridad y regulaciones.
- Presupuesto y recursos: Evaluar disponibilidad financiera y de recursos.
Estos pasos proporcionan una guía sólida para identificar las necesidades tecnológicas de una empresa de manera eficiente y efectiva.
En resumen, es importante realizar un análisis detallado y establecer acuerdos sólidos para asegurar un crecimiento en capacidades IT. El outsourcing permite tener acceso al equipo y experiencia adecuado según los recursos definidos, siendo una estrategia efectiva en la gestión de presupuestos y costos IT para reducir costos, mejorar la eficiencia y flexibilidad empresarial.
En Ditech acompañamos el crecimiento del equipo de TI a través de soluciones de Outsourcing con talento y expertos en tecnología, permitiendo acceder a las tecnologías necesarias para que los proyectos escalen. Con tiempo de respuesta optimizados según los requerimientos de los perfiles, comunicación clara y efectiva en la gestión de solicitudes, profesionales capacitados y un equipo de selección enfocado en tu sector.
Conoce todas las soluciones IT que tenemos en Ditech para que tus capacidades tecnológicas respondan a tus necesidades de negocio, pues la optimización de recursos es un proceso continuo y requiere de un enfoque estratégico. Con Ditech, puedes contar con nuestra experiencia y conocimientos para ayudarte en este proceso. Si tienes alguna pregunta adicional o necesitas más información, no dudes en contactarnos.
